Dr. Ufuk Güleç
Hasta Kişisel Verilerinin İşlenmesine ilişkin Aydınlatma Metni
Değerli hastamız,
Sizlere sağlayacağımız hizmetler kapsamında bazı kişisel verileriniz işlenecektir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun“) kapsamında, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Dr. Ufuk Güleç Muayenehanesi (“İşletme”)olarak işlediğimiz kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek istiyoruz. Bu metinde, sunduğumuz tedavi ve hizmetlerinden (“Hizmetler”) faydalanmanız halinde veya sonrasında işlenebilecek kişisel verilerinize ilişkin aydınlatma metni yer almaktadır.
- Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız ve İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Nedir?
Bilgilendirmeler/İletişim: Hizmetlerimiz kapsamında randevu ve hizmetlere ilişkin tarafınıza bilgilendirme yapılabilmesi, gerekli durumlarda olası değişiklik ve güncellemelere ilişkin sizinle iletişim kurulabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi) ve müşteri işlem (randevu ve işlem tarih ve saati, değişiklik bilgileri) bilgileriniz işlenmektedir.
Sağlık verileri: Size uygulanacak Hizmet/tıbbi uygulama öncesinde gerekli olması, uygulamaya herhangi bir yasal/tıbbi engelin olup olmadığının tespit edilebilmesi ve varsa mevcut sağlık durumunuza özgü ek önlemlerin alınabilmesi, operasyon öncesi kontroller kapsamında gerekli formların doldurulabilmesi, daha önce alınan bilgilerin teyit edilebilmesi ve son kontrollerin yapılabilmesiamacıyla görsel ve işitsel kayıtlarınız (tedavi bölgesine ilişkin ileteceğiniz veya muayene sırasında alınacak fotoğraf ve videolar), sağlık verileriniz (medikal sağlık geçmişi, boy/kilo, BMI endeksi, doğum tarihi, cinsiyet, geçmiş ameliyatlar, geçmiş ve mevcut hastalıklar, kullanılan ilaçlar, medikal sağlık geçmişine ilişkin sorulacak sorulara alınan yanıtlar, çocuk sayısı, ailedeki rahatsızlıklar/hastalık geçmişi, klinik bulgular, hamilelik, alerjiler, tanı/tedavi ve öneri bilgileri, hastaya uygulanması planlanan tıbbi müdahale bilgisi ve duruma göre hekim tarafından alınacak diğer sağlık notları ve duruma göre hekim tarafından istenebilecek diğer sağlık raporları, tahliller, diğer hekimlerden alınabilecek uygunluk yazıları) işlenmektedir.
Protokol defteri:Yasal yükümlülükler uyarınca verilen sağlık hizmetine ilişkin bilgilerin işletme merkezinde tutulan protokol defterine işlenebilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası/pasaport numarası, yaş, cinsiyet) ve sağlık bilgileri (Sıra numarası, tarih, tanı ve tedavi, karar, düşünceler) işlenmektedir.
Muhasebe Süreçleri:Fatura düzenlenmesi, tahsilat ve finans/muhasebe işlerinin yürütülmesi, gerekli durumlarda iade işlemlerinin yürütülmesi ve tarafınıza ödeme yapılması ve ödemelerin takibi, amaçlarıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası,yabancı ise pasaport numarası), iletişim (adres), finans (banka hesap bilgileri)ve müşteri işlem bilgileriniz (hizmet bedeli, hizmet içeriği, fatura bilgileri, vergi dairesi, fatura no) işlenmektedir.
Takip/Talep/Şikayet süreçleri: Hizmet sonrası oluşan değişiklik ve gelişmelerin tespit edilebilmesi, bu süreçlerin tıbbi amaçlarla takip edilebilmesi, gerekli hallerde incelenmesi ve analiz edilebilmesi, talebiniz halinde sizinle paylaşılabilmesi, iletişim kanallarımız üzerinden uygulanan Hizmet’e ilişkin veya diğer konulardaki soru, talep veya şikâyetlerinizi iletmeniz halinde kayıt alınabilmesi, talep sonucunun tarafınızla paylaşılması, gerekli durumlarda tarafınıza geri dönüş yapılabilmesi, hasta memnuniyetinin ve işletmemizin kalite standartlarının sağlanması, çalışan ve iş süreçlerinin denetiminin sağlanması amacıyla kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon numarası), müşteri işlem bilgileriniz (görüşme detayı, talep ve şikayetleriniz) ve sağlık bilgileriniz (operasyon öncesi ve sonrası fotoğraf ve videolar, komplikasyonlar, sağlık durumunuza ilişkin verdiğiniz bilgiler, hekim yorumları) işlenmektedir.
Randevu Süreçleri: Alacağınız Hizmet’e ilişkin olarak ve/veya Hizmet’lerin ardından rutin veya ihtiyaç halinde talebiniz üzere kontrol amaçlı randevu oluşturulması, verilerinizin sisteme kaydedilerek sizinle iletişim faaliyetlerini yürütebilmek için bu kayıtlara ulaşılması amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi), müşteri işlem (randevu bilgileri (tarih ve saat) ilgilenilen Hizmet bilgileri, bize ileteceğiniz notlarınız) işlenmektedir.
Raporlama/Değerlendirme: İşletmemize ilişkin istatistiki veriler oluşturulması, verilen hizmet kalitesinin ölçülmesi, eksikliklerin tespit edilip düzeltilmesi, kurum içi geliştirme süreçlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla kullandığımız hasta takip sistemleri üzerinden dönemsel olarak yapılan raporlama/analiz/istatistik süreçleri kapsamında müşteri işlem (satın alma geçmişi (satın alınan hizmet, tarih, miktar, uygulanan işlem bilgisi) bilgileriniz işlenmektedir.
Aydınlatılmış Onam Süreçleri: Sağlık mevzuatı uyarınca yapılması gereken yasal bildirimlerin/aydınlatılmış onam bildirimlerinin yerine getirilmesi, onam verme yetkiniz olup olmadığının tespit edilebilmesi, bunlara ilişkin kayıtların saklanabilmesi, olası bir şikayet/hukuki uyuşmazlık halinde ilgili yasal hakların kullanılabilmesi ve yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla onaylayacağınız aydınlatılmış onam formlarındaki kimlik (ad soyadı, yaş, TC kimlik numarası, imza) ve sağlık verileriniz (uygulanacak tedavi/operasyon bilgisi, ilgili işlem öncesi gerekli ile sorulan sağlık sorularına verilen yanıtlar) işlenmektedir. Onam formlarının sizin yerinize yasal temsilciniz tarafından imzalanması halinde yasal temsilcinizin ad soyadı, imza bilgileri de işlenmektedir.
İş ortağı organizasyonu: İşletmemizdeki muayene/işlem süreçleri kapsamında herhangi bi test/laboratuar analizi vs. ek bir işlem gerekmesi ve bu işlemi işletmemizin anlaşmalı iş ortaklarından almak istemeniz halinde, iş ortağına gerekli yönlendirmenin yapılabilmesi, iş ortağı tarafından kayıt açılabilmesi, iş ortağı tarafından size kurumda/evde hizmetlerin sağlanabilmesi için sizinle iletişim kurulabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (adres, telefon numarası) ve müşteri işlem (talep edilen işlem/analiz/test türü) bilgileriniz işlenmektedir.
Özel sağlık sigortası organizasyonu: Bizden alacağınız hizmete ilişkin ücretin sağlık sigortanız tarafından karşılanmasını talep etmeniz halinde, sigorta ve geri ödeme süreçlerinin yürütülebilmesi için ilgili sağlık kuruluşu/sigorta firmaları tarafından bizden talep edilen formların doldurulması ve ilgili iş ortağına iletilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet), iletişim (telefon, adres, e-posta), müşteri işlem (başvuru tarihi, planlanan işlem tarihi, talep edilen ücret bilgisi, tarih ) ve sağlık bilgileriniz (hasta şikayeti/öyküsü, daha önce uygulanan tedaviler, özgeçmiş/kullanılan ilaçlar, tetkikler/sonuçları, ön tanı, tanı, planlanan tedavi/işlem) işlenmektedir.
KVKK ve İzin Süreçleri: Kanun uyarınca yapılan aydınlatma ve alınan açık rızalar ile ticari iletişim mevzuatı uyarınca alınan izinlere ilişkin kayıtların saklanabilmesi,hastalara ilişkin kayıtların birbirinden ayırt edilebilmesi, onay işlemlerinin güvenliğinin ve doğrulamasının sağlanabilmesi,olası bir şikayet/hukuki uyuşmazlık halinde ilgili yasal hakların kullanılabilmesi ve yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla size ileteceğim Kanun kapsamındaki formlara gireceğiniz kimlik (ad soyadı, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi) ve müşteri işlem (aydınlatma/açık rıza/onay işlemlerine ilişkin kayıtlar) işlenmektedir. Tarafımıza ilgili kişi başvurusu yapmanız halinde ise başvurunun Kanun’a uygun şekilde cevaplanabilmesi için kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, yazılı başvuru ise imza), iletişim (e-posta adresi, telefon numarası, faks numarası) ve müşteri işlem (talep konusu) işlenmektedir.
Hukuki Süreçler: Doğacak uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, arabuluculuk, hakem heyetigibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması, ihtarname süreçlerinin yürütülmesi, uyuşmazlıklara ilişkin görüşme ve anlaşma süreçlerinin yürütülmesi, mevzuattan doğan saklama yükümlülüklerimizi yerine getirme amaçları kapsamında kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, yabancı ise pasaport numarası, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), finans (banka hesap bilgileri) müşteri işlem (alacak-borç bilgisi, hizmet bedeli, ihtarname bilgileri, fatura bilgileri, onam/açık rıza/aydınlatma tarihi, kanalı, yöntemi, kapsamı), işlem güvenliği bilgileriniz (Kanun kapsamında yapılan aydınlatma ve onaylara ilişkin dijital log kayıtları) ve sağlık verileriniz (hasta bilgi formları, aydınlatılmış onam formları, raporlar, operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, epikriz raporları, tahliller, hekim notları, protokol defteri kayıtları)işlenmektedir.
Yasal Yükümlülükler: Sağlık mevzuatından kaynaklanan hasta bilgilerinin saklanmasına ilişkin yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), müşteri işlem (alacak-borç bilgisi, hizmet bedeli, ihtarname bilgileri, fatura bilgileri), ve sağlık verileriniz (raporlar, operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, raporlar, tahliller, hekim notları, protokol defteri kayıtları, hasta bilgi formu) işlenmektedir.
Kamuya açık paylaşımlar: Ayrıca izin (açık rıza) vermeniz halinde, işletmemizin tanıtım, reklam ve pazarlama faaliyetleri kapsamında iletişim kanallarımız aracılığıyla kamuya açık şekilde sosyal medya hesaplarımızda ve web sitemizde (www.ufukgulec.com) yayınlanabilmesi amacıyla görsel ve işitsel kayıtlar (operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, videolar, sizinle yapılacak röportajlar) ve sağlık verileriniz (uygulanan tedavi adı ve kapsamı, tarihi) işlenmektedir.
Bilimsel Amaçlı Kullanım: Ayrıca izin (açık rıza) vermeniz halinde, diğer hasta adaylarına açıklama ve ikna süreçleri kapsamında örnek vaka olarak gösterilebilmesi, tıbbi toplantılarda, bilimsel çalışmalarda ve sunumlarda tıbbi amaçla ve eğitim amacıyla kullanılması amacıyla görsel ve işitsel kayıtlar (operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, videolar) ve sağlık verileriniz (uygulanan tedavi adı ve kapsamı, tarihi) işlenmektedir.
Ticari İletişim Faaliyetleri:Ayrıca izin (açık rıza) vermeniz halinde, işletmemizin reklam ve pazarlama faaliyetleri kapsamında yapacağımız kampanyalar, indirimler, yeni hizmetler, güncellemeler, tebrik, kutlama ve diğer pazarlama amaçlı içeriklere ilişkin sizlere ticari ileti (SMS, e-posta ve arama) gönderilebilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi) bilgileriniz işlenmektedir.
- Kişisel Verilerinizi Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarabiliriz?
Kişisel verilerinizi aşağıdaki kişilere aktarabiliriz:
Tedarikçiler:Bilişim teknolojileri ya da uzmanlık gerektiren danışmanlık vb. konularda ürün ve hizmet desteği almak amaçlarıylayurt içindeki hizmet sağlayıcılarına (bakım/destek/geliştirme hizmeti alınan tedarikçiler, web sitesi sunucu hizmeti tedarikçileri,ödemeler için banka ve ödeme kuruluşları,hukuki ve mali/muhasebe danışmanlık hizmeti verenler,avukatlar, mali muhasebeci/yeminli mali müşavirler, e-fatura hizmet sağlayıcıları, sosyal medya ajansları, zorunlu bilgilendirmelerin yapılması ve ayrıca izin verilmesi halinde pazarlama amaçlı ticari ileti gönderilebilmesi için ticari elektronik aracı hizmet sağlayıcıları)aktarabiliriz.
Kamu Kurum Kuruluşları: Sağlık mevzuatı, Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve dava ve cevap hakları gibi yasal haklarımızı kullanabilmek amacıyla bizden istenen bilgileri anılan bu kurum, kuruluş ve makamlara (Sağlık Bakanlığı, Maliye Bakanlığı ve Gelir İdaresi Başkanlığı, bakanlıklar ve bağlı müdürlükler, devlet kurumları, mahkemeler, savcılık, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, İleti Yönetim Sistemi A.Ş.) aktarabiliriz.
İş Ortakları: İşletmemizdeki muayene/işlem süreçleri kapsamında herhangi bi test/laboratuar analizi vs. ek bir işlem gerekmesi ve bu işlemi işletmemizin anlaşmalı iş ortaklarından almak istemeniz halinde, iş ortağına gerekli yönlendirmenin yapılabilmesi, iş ortağı tarafından kayıt açılabilmesi, iş ortağı tarafından size kurumda/evde hizmetlerin sağlanabilmesi için sizinle iletişim kurulabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (adres, telefon numarası) ve müşteri işlem (talep edilen işlem/analiz/test türü) bilgilerini ilgili anlaşmalı iş ortağımıza aktarabiliriz. Ayrıca, tedavinizin masraflarının sağlık sigortanız tarafından karşılanmasını talep etmeniz ve buna ilişkin bizlere açık rıza vermeniz halinde tarafımızca doldurulacak özel sağlık sigortası hasta bilgi formunu ilgili sağlık kuruluşu/sigorta firması ile paylaşabiliriz.
Kamuya açık paylaşımlar:Ayrıca izin (açık rıza) vermeniz halinde, işletmemizin tanıtım, reklam ve pazarlama faaliyetleri kapsamında iletişim kanallarımız aracılığıyla kamuya açık şekilde sosyal medya platformlarında ve web sitemizde (www.ufukgulec.com) yayınlanabilmesi amacıyla sunucuları yurtdışında bulunan sosyal medya platformları aracılığıyla herkese açık şekilde kamuoyu ile ve web sitemiz üzerinden yayınlanabilmesi amacıyla anlaşmalı tedarikçilerimize (site bakım yönetim hizmeti verenler)görsel ve işitsel kayıtlar (operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, videolar, sizinle yapılacak röportajlar) ve sağlık verilerinizi (uygulanan tedavi adı ve kapsamı, tarihi) aktarabiliriz.
Bilimsel Amaçlı Kullanım: Ayrıca izin (açık rıza) vermeniz halinde, görsel ve işitsel kayıtlar (operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflar, videolar) ve sağlık verilerinizi (uygulanan tedavi adı ve kapsamı, tarihi) diğer hasta adaylarına açıklama ve ikna süreçleri kapsamında gösterilebilmesi amacıyla randevu hizmeti alan hasta adaylarımızla ve tıbbi toplantılarda, bilimsel çalışmalarda ve sunumlarda tıbbi ve eğitim amacıyla kullanılması amacıyla ilgili etkinliğe katılım sağlayan kişilerle paylaşabiliriz.
- Kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi nedir?
Kişiselverileriniz; (i) iletişim kanallarımız (telefon, e-posta, sosyal medya hesapları üzerinden yazışma, anlık çevrimiçi mesajlaşma uygulamaları, websitelerimiz) üzerinden alınan bilgilerinsistemlerimize kaydedilmesi, ödemeye ilişkin bilgiler bankalar aracılığıyla, resmi kurum ve kuruluşlar tarafından dijital olarak yapılan paylaşımlar (Uyap, dava dosyası, ihtarname, tebligat vb.) ile,operasyon öncesi ve sonrası fotoğraflarınızın tarafımızca çekilmesi ve/veya tarafınızca daha sonra bizimle iletişim kanalları üzerinden paylaşılması ile, açık rıza vermeniz halindesizinle yapacağımız röportajların/görsellerin kayıt altına alınması, aydınlatma yükümlülüğüne ve açık rızasına ilişkin dijital ortamlardaki kayıtların sistemlerimize kaydedilmesigibi otomatik yöntemlerle ve/veya(ii) fiziksel olarak muayenehanemizde doldurduğunuz formların kaydedilmesi, aydınlatılmış onam formlarıve sair belgelerin imzalanması, resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan fiziki paylaşımlar (dava dosyası, ihtarname, tebligat vb.), kargo ile bizimle evrak paylaşmanız, aydınlatma yükümlülüğüne ve açık rızasına ilişkin kayıtların yazılı olarak alınması ile otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.
Kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir.
- Sağlık verileri süreçlerindeki ve diğer süreçlerde yer alan sağlık verilerinin işlenmesine ilişkin süreçlerde“tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler tarafından işlenmesi” hukuki sebeplerine, Sağlık verileri sürecindeki sağlık verisi dışındaki diğer kişisel verilere ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine,
- Muhasebe, Takip/talep/şikayet süreçlerine ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebine,
- Bilgilendirmeler/İletişim, Raporlama/Değerlendirme ve Randevu süreçlerine ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine,
- Protokol defterine ilişkin olarak “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebine,
- Aydınlatılmış Onam Süreçleri, KVKK ve İzin Süreçleri, Hukuki Süreçler ve Yasal Yükümlülüklere ilişkin olarak “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”, “kanunlarda açıkça öngörülmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”hukuki sebepleri.
- Kamuya açık paylaşımlara, Bilimsel Amaçlarla Kullanıma, İş ortağı organizasyonuna, Özel Sağlık Sigortası Organizasyonuna ve Ticari İletişim İzni süreçlerine ilişkin olarak kişisel verileriniz “açık rıza” vermeniz halinde bu açık rızaya dayanarak işlenmektedir. İstediğiniz her zaman ve hiçbir gerekçe göstermeksizin açık rızanızı geri çekerek açık rızaya dayanan kişisel veri işleme faaliyetlerine son verebilirsiniz.
- Haklarınız nelerdir?
İşlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak her zaman Kanun’un 11.maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı aşağıda belirtilen adrese yazılı başvuru yaparak veya sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden e-posta göndermek suretiyle iletebilirsiniz. (İlgili talebin Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan şartlara uygun olması gerektiğini hatırlatmak isteriz.)
Yazılı başvuru adresi: Hacıhalil Mah 1229/2 Sok Gökçe PLAZA-2 No: 11 D: 27, 41400 Gebze/Kocaeli
Online başvuru: info@ufukgulec.com